De Excel a Hojas de Cálculo

Aprende a:

Acceder a hojas de cálculo
Gestionar datos en hojas de cálculo
Analizar datos de hojas de cálculo
Usar macros y complementos

Colaborar en hojas de cálculo
Imprimir y exportar hojas de cálculo

Acceder a hojas de cálculo

Crear hojas de cálculo

En la parte superior derecha, haz clic en el Menú de aplicaciones y elige Hojas de Cálculo.
En la sección "Crear una hoja de cálculo" de la página de inicio, haz clic en símbolo + En blanco .
Google desplegara la nueva Hoja de cálculo, procede a cambiar el titulo para ello ubicar en la parte superior derecha el campo Hoja de cálculo sin titulo, haz clic sobre el mismo, escribe el nuevo titulo y presiona enter

Añade datos a la hoja de cálculo, solo tienes que hacer clic en cualquier celda y empezar a escribir, a medida que vas añadiendo datos google guarda de forma automática los que realizas.
Los archivos creados se ubican en la página principal de la herramienta hojas de cálculos.

Importar datos de excel en hojas de cálculo

Puedes importar datos de un archivo de Excel a un archivo nuevo (o que ya exista) de Hojas de cálculo. El archivo de Excel no se modificará aunque edites el de Hojas de cálculo.

En Hojas de cálculo, haz clic en Archivo > Importar.
En la ventana desplegada ubica y selecciona el archivo que quieres importar.
En la siguiente ventana elige una opción para la importación:
- - Crear una hoja de cálculo nueva.
  - Insertar nuevas hojas.
  - Reemplazar hoja de cálculo.
Para finalizar haz clic en Importar datos.

Convertir archivos de excel en hojas de cálculo

En lugar de importar datos, puedes convertir un archivo de Microsoft Excel a Hojas de cálculo y seguir trabajando en él en Hojas de cálculo. El archivo de Excel no se modificará, para ello:

En la pagina principal de hojas de cálculo haz clic en el menú principal, luego selecciona la opción Drive.
Ubicado en Google Drive haz clic en + Nuevo, luego en Subir archivo o Subir carpeta.
En la ventana desplegada ubica y selecciona el archivo que quieres importar.
Una vez que comience el proceso se desplegará una ventana de progreso, al finalizar la importación, para ir a la ubicación del archivo que se importó haz clic en Mostrar ubicación del archivo.
Selecciona el archivo importado, haz clic con el botón derecho, en el menú desplegado elije la opción Abrir con, selecciona el formato Hojas de cálculo de Google para abrir el archivo.

Compartir copias de archivos de hojas de calculo en formato de excel

Puedes trabajar en una hoja de cálculo y a continuación, enviar una copia por correo electrónico como archivo de Excel o PDF.

En la hoja de cálculo haz clic en Archivo > Correo electrónico > Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.
En la ventana desplegada coloca las direcciones de correo electrónico o grupos a los que quieres enviar copias.
Escribe un mensaje, es opcional.
Selecciona el formato a enviar.
Para enviarte una copia del correo electrónico a tu propia cuenta, selecciona la casilla Enviar una copia.
Haz clic en el botón Enviar para finalizar el proceso.

Gestionar datos en hojas de calculo

Realizar operaciones básicas

La mayoría de las operaciones básicas de Microsoft Excel funcionan de la misma forma en Hojas de cálculo, por ejemplo:

Mover filas y columnas
Añadir o eliminar filas y columnas
Añadir funciones (los nombres de las funciones coinciden)
Imprimir hojas de cálculo
Copiar y pegar datos

Emplea las operaciones antes descritas de la mismas forma como las empleas en Microsoft Excel.

Buscar y reemplazar

Para buscar y reemplazar datos, realiza lo siguiente:

Haz clic en Editar > Buscar y reemplazar.
En la ventana desplegada complete los siguientes datos:
- - En el campo Buscar coloque el texto o los números que deseas ubicar
  - En el campo Reemplazar por, coloque los nuevos datos que realizaran la sustitución.
  - Indica donde se realizara la búsqueda.
  - (Opcional) Marca las opciones disponibles si quieres acotar la búsqueda. Puedes activar la coincidencia de mayúsculas y minúsculas, buscar coincidencias exactas, usar expresiones regulares o buscar dentro de fórmulas.
Presiona el botón buscar, para ubicar los datos, luego elige una opción para sustituir los datos:
- - Para reemplazar datos de uno a uno, haz clic en el botón Reemplazar.
  - Para hacer todos los reemplazos a la vez, haz clic en Reemplazar todos.

Ver los cambios de las hojas de cálculo

Para verificar los cambios realizados en una hoja de cálculo, haz lo siguiente:

Haz clic en Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones.
En la parte derecha se presenta el flujo de actividad, este muestra las versiones anteriores a la hoja de cálculo y quien ha editado cada versión.
Puedes restaurar una versión e incluso cambiar el nombre y hacer una copia. para ello, selecciona la versión, haz clic en Mas acciones (tres puntos), en el menú desplegado selecciona la opción de su preferencia.

Compartir hojas de cálculo

Para compartir una hoja, haga lo siguiente:

- Abre la hoja de cálculos que quieres compartir.
- Haz clic en el botón Compartir ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Compartir archivos

- En la opción Compartir archivos con personas y grupos, coloca la dirección de correo electrónico de la persona con la que compartirás el archivo.
- Indicar que pueden hacer los usuarios con tu archivo, para ello haz clic en la flecha hacia abajo que esta ubicada a la derecha del nombre del usuario, selecciona una de las opciones: Lector, Comentador o Editor.
- Si quieres avisar a las personas con las que haz compartido un archivo, marca la casilla Enviar notificaciones a las personas, en caso contrario desmarcar la casilla.
- Haz clic en el botón Enviar, ya el archivo esta compartido

Compartir enlaces

En la opción Obtener enlace, especifica qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar
En la siguiente ventana, selecciona quien puede ver el enlace, luego a la derecha haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona lo que podrán hacer los usuarios: Lector, Comentador o Editor.
Haz clic en Copiar enlace.
Haz clic en Listo.
Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.

Restringir el uso compartido de hojas de cálculo

En la Página de inicio selecciona la hoja de cálculo que deseas dejar de compartir, luego haz clic en el botón Compartir y realiza las siguientes acciones:

Quitar Archivos

En la ventana desplegada ubica a la persona con la que quieras dejar de compartir. A la derecha de su nombre, haz clic en la flecha hacia abajo, selecciona la opción Quitar.
Para guardar los cambios, haz clic en Guardar.

Quitar Enlaces

En la opción Obtener enlace, haz clic en Cambiar.
En la siguiente ventana, selecciona Restringido.
Haz clic en Listo.

Utilizar combinación de teclas

La herramienta Hojas de cálculos, ofrece una lista con las combinaciones de teclas que puede utilizar al momento de trabajar con una hoja de calculo, para desplegar la lista realiza la siguiente acción:

Para Windows y Chrome OS pulsa la tecla Ctrl seguido de las teclas + /
Para Mac pulsa la tecla ⌘ seguido de las teclas + /

Analizar datos de hojas de cálculo

Añadir un gráfico

En una hoja de cálculo, resalta el intervalo de datos con los que quieras crear un gráfico.
Haz clic en Insertar > Gráfico.
Para personalizar el gráfico, haz clic en los tres puntos ubicados en la parte superior izquierda del grafico, luego Editar gráfico y procede a personalizar el gráfico.

Obtener gráficos automáticos

- En una hoja de cálculo, selecciona un intervalo de celdas, columnas o filas. De lo contrario, se tomarán los datos de la celda donde tengas situado el cursor.
- En la parte inferior derecha de la hoja, haz clic en Explorar .
- En el menú de Explorar, selecciona un gráfico y haz clic en Insertar gráfico .
- Para personalizar el gráfico, haz clic en los tres puntos ubicados en la parte superior izquierda del grafico, luego Editar gráfico y procede a personalizar el gráfico.

Añadir gráficos a documentos o presentaciones

Puedes añadir gráficos de Hojas de cálculo de Google a tus presentaciones o documentos. Si los datos de origen cambian, puedes actualizar el gráfico con un solo clic.

- En Hojas de cálculo, abre la hoja de cálculo que contiene el gráfico, haz clic en los tres puntos ubicados en la parte superior izquierda del grafico, luego Copiar gráfico.
- Abre Documentos o Presentaciones, pestaña Editar > Pegar, elige una opción:
- Vincular a la hoja de cálculo: el gráfico se actualiza si los datos de origen cambian.
- Pegar sin vincular: el grafico no se actualizará.
Haz clic en Pegar.

Añadir tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica realiza lo siguiente:

Resalta los datos en la hoja de cálculo.
Haz clic en Datos > Tabla dinámica.
En la ventana desplegada Indicar el destino de la tabla (hoja nueva o hoja actual).
Una vez creada la tabla puedes editar la misma a través del editor de la tabla dinámica, añade filas, columnas, valores y filtros.

Usar macros y complementos

Utilizar macros

Grabar macros

Abre una hoja de cálculo y haz clic en Herramientas > Macros > Grabar macro.
En la ventana desplegada selecciona el tipo de referencia a utilizar.
Realiza la tarea que quieras grabar y haz clic en Guardar.
Dale un nombre a la macro y haz clic en Guardar.
Haz clic en Herramientas > Macros [tu macro] para ejecutar la macro.

Crear secuencias de comandos

Haz clic en Herramientas > Editor de secuencias de comandos.
Crea la secuencia de comandos.

Ampliar las posibilidades con complementos

Descargar complementos:

Haz clic en la pestaña Complementos > Descargar complementos.
En la ventana desplegada ubica el completo que deseas, haz clic en el complemento, luego en instalar.
En la ventanas siguiente, revisa y da acceso para permitir que se instale el complemento.
Una vez instalado, para empezar a usarlo haz clic en pestaña Complementos, en el menú desplegado selecciona el complemento instalado.

Con los complementos listos para usar puedes:

Usar Data connector for Salesforce para conectar con Salesforce.
Usar Supermetrics para conectar con MySQL y Oracle.
Usar Copper CRM Custom Report Builder para integrar los datos del CRM Copper.
Usar Greenhouse Report Connector para integrarlos datos de contratación de Greenhouse.

Colaborar en hojas de cálculo

Añadir comentarios

Selecciona la celda que quieres comentar, en la parte superior derecha de la pantalla haz clic en el icono Comentar, luego en + Comentar
En la ventana que se muestra procede a escribir el comentario.
Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye el símbolo @ seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantas personas como quieras. Todas recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a, luego selecciona la persona.
Para finalizar haz clic en Comentar o en Asignar, según sea el caso.

Cambiar a una versión anterior o asignar un nombre a una versión

Ver o recuperar versiones anteriores

- Selecciona Archivo > Historial de versiones > Ver el historial de versiones.
- (Opcional) Para ver solo las versiones con nombre de la lista, activa la opción Mostrar solo las versiones con nombre.
- Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo.
- Debajo de la marca de tiempo, verás:
- Los nombres de las personas que editaron el documento.
- Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya realizado aparecerán en ese color.
Para guardar una versión, selecciona la misma y haz clic en Mas acciones (los tres puntos) > Hacer una copia.
En la ventana desplegada completa los datos solicitados y haz clic en el botón Aceptar.

Asignar un nombre a una versión:

Selecciona del panel Historial de versiones, la versión a la que desea cambiar el nombre
Haz clic en Mas acciones (los tres puntos) > Poner nombre a esta versión
Introduce un nombre que deseas.

Crear filtros y vistas de filtros

Para crear filtros realiza lo siguiente:

Crear filtros:

Selecciona el intervalo de celdas al que le aplicaras el filtro.
Haz clic en Datos > Crear un filtro.
En la primera fila del intervalo se colocara el icono de filtro en cada celda,
Selecciona la celda que deseas filtrar, luego haz clic sobre el icono para ver las opciones de filtro y procede a filtrar.

Crear vistas de filtros:

Haz clic en una celda que contenga datos.
Haz clic en Datos > Vistas de filtro > Crear una nueva vista de filtro.
En un encabezado de columna, haz clic en una lista y selecciona los datos que quieres filtrar. O bien, en el cuadro de búsqueda, escribe texto para buscar los datos que quieres filtrar.
Haz clic en Aceptar.
En el cuadro Nombre, indica el nombre que quieres dar a la vista de filtro.
Haz clic en Datos > Vistas de filtro, para abrir la vista de filtro en el momento que quieras.

Proteger contenido

Si alguna de tus hojas de cálculo tiene contenido sensible, puedes crear restricciones para que otros usuarios no puedan editarlas.

Abre la hoja, haz clic en Datos > Hojas e intervalos protegidos.
En el menú desplegado haz clic en + Añadir una hoja o un intervalo.
Haz clic en Intervalo para proteger un intervalo de celdas o en Hoja para proteger una hoja completa.
Haz clic en Proteger para establecer el tipo de permiso que tendrá el intervalo, elige si quieres mostrar una advertencia o restringir quién puede editar el contenido.
Haz clic en Listo.

Consultar quien ha visto una hoja de cálculo

Si tienes acceso de edición a una hoja de cálculo, puedes ver con quién se ha compartido, quién ha visto la hoja de cálculo entre otras cosa.

Para ello activa el Panel de actividad:

En la parte superior derecha, se encuentra el respectivo icono, haz clic en el mismo.
En la ventana desplegada selecciona la opción que deseas verificar.

Imprimir y exportar hojas de cálculo

Imprimir hojas de cálculo

Para imprimir una hoja de cálculo, haz clic en Archivo > Imprimir.
En el panel de impresión puedes elegir las hojas que quieres imprimir, los elementos que se incluirán y el diseño que tendrá la copia impresa.

Descargar hojas de cálculo

Para descargar hojas de cálculo en un formato diferente al de Google que sea compatible con otros programas, realiza lo siguiente:
Haz clic en Archivo > Descargar
Elige uno de los formatos siguientes:
- - - - Microsoft Excel (.xlsx)
      - Formato OpenDocument (.ods)
      - Documento PDF(.pdf)
      - Página web (.html, comprimido)
      - Valores separados por comas (.csv. hoja actual)
      - Valores separados por tabuladores (.tsv. hoja actual)

La hoja de cálculo descargada normalmente se almacena en la carpeta de descarga del explorador.

Hacer copia de hojas de cálculo

Hacer una copia de la hoja de cálculo, para ello:

Haz clic en Archivo > Crear una copia, se desplegará una ventana en la que debes completar los siguientes datos:

- - - - Nombre de la copia.
      - Ubicación donde se almacenará la copia.
      - Tildar las casillas si deseas compartir la copia con las mismas personas y si deseas copiar los comentarios y sugerencia del documento original.

Finalizado los pasos anteriores haz clic en el botón aceptar.

Enviar por correo electrónico como archivo adjunto

Para enviar una hola de cálculo por correo electrónico haz lo siguiente:

Clic en Archivo > Correo electrónico > Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.
En la ventana desplegada escribe las direcciones de correo electrónico o grupos a los que quieres enviar copias.
Escribe un mensaje (es opcional).
Selecciona el formato del documento a enviar.
(Opcional) Para enviarte una copia del correo electrónico a tu propia cuenta, selecciona la casilla Enviar una copia.
Haz clic en el botón Enviar para finalizar el proceso.

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